Wymogi, jakie musi spełniać podmiot ubiegający się o przyznanie świadczenia z pomocy społecznej, będą zależały od rodzaju świadczenia. Można wyodrębnić następujące grupy sytuacji:

• podmioty ubiegające się o przyznanie świadczenia pieniężnego – w tym przypadku istotne będą dwa elementy: sytuacja dochodowa osoby i rodziny oraz niezbędność występowania okoliczności, która powoduje, że osoba lub rodzina nie jest w stanie przezwyciężyć trudnej sytuacji życiowej.
• osoby ubiegające się o usługi opiekuńcze – istotne jest spełnienie wymogu związanego z sytuacją osobistą danej osoby, sprowadzająca się do niezbędności skorzystania z pomocy innej osoby z uwagi na niemożność zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych, wynikających z wieku, choroby lub niepełnosprawności.
• opieka nad dzieckiem i rodziną – realizowana jest, gdy zaistnieje określona sytuacja faktyczna, a mianowicie rodzina nie będzie w stanie w sposób prawidłowy realizować swojej funkcji.
• osoby ubiegające się o świadczenia realizowane w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej – w tym zakresie sytuacja dochodowa osoby nie jest decydująca, chociaż nie jest bez znaczenia, ma znaczenie dla ustalenia zwrotu wydatków poniesionych przez podmioty udzielające świadczenia. Kluczową role odgrywa tutaj sytuacja osobista ubiegającego się o świadczenie, w szczególności jego stan zdrowia lub konieczność zapewnienia opieki wynikająca z sytuacji osobistej, np. bezdomności, niepełnosprawności, choroby psychicznej.

Kryterium dochodowe ma szczególne znaczenie przy przyznaniu świadczeń pieniężnych (patrz rodzaje świadczeń). Obecnie kryterium dochodowe osoby samotnie gospodarującej wynosi 776,00 zł, natomiast kryterium dochodowe na osobę w rodzinie wynosi 600,00 zł. Prawo do świadczeń z pomocy społecznej z wyłączeniem: zasiłku celowego z tyt. zdarzenia losowego lub klęski żywiołowej, specjalnego zasiłku celowego, pomocy pieniężnej dla rodziny zastępczej, pomocy dla cudzoziemca, przysługuje gdy spełnione jest kryterium dochodowe

przy jednoczesnym wystąpieniu, co najmniej jednego z powodów:

1. ubóstwa;
2. sieroctwa;
3. bezdomności;
4. bezrobocia;
5. niepełnosprawności;
6. długotrwałej lub ciężkiej choroby;
7. przemocy w rodzinie;
8. potrzeby ochrony ofiar handlu ludźmi;
9. potrzeby ochrony macierzyństwa lub wielodzietności;
10. bezradności w sprawach opiekuńczo-wychowawczych i prowadzenia gospodarstwa domowego, zwłaszcza w rodzinach niepełnych lub wielodzietnych;
11. trudności w integracji cudzoziemców, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy, ochronę uzupełniającą lub zezwolenie na pobyt czasowy udzielone w związku z okolicznością, o której mowa w art. 159 ust. 1 pkt 1 lit. c lub d ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach;
12. trudności w przystosowaniu do życia po zwolnieniu z zakładu karnego;
13. alkoholizmu lub narkomanii;
14. zdarzenia losowego i sytuacji kryzysowej;
15. klęski żywiołowej lub ekologicznej.

Za dochód uważa się sumę miesięcznych przychodów z miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku lub w przypadku utraty dochodu z miesiąca, w którym wniosek został złożony, bez względu na tytuł i źródło ich uzyskania, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, pomniejszoną o:

1) miesięczne obciążenie podatkiem dochodowym od osób fizycznych;

2) składki na ubezpieczenie zdrowotne określone w przepisach o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ubezpieczenia społeczne określone w odrębnych przepisach; 

3) kwotę alimentów świadczonych na rzecz innych osób.

Przyjmuje się, że kwota dochodu z 1ha przeliczeniowego wynosi - 345 zł.

W razie wystąpienia rażących dysproporcji między wysokością dochodu a rzeczywistą sytuacją majątkową stwierdzoną przez pracownika socjalnego, kierownik ośrodka pomocy społecznej może odmówić przyznania świadczeń z pomocy społecznej.

W zakresie Programu „Posiłek w szkole i w domu” możliwe jest udzielenie pomocy w formie posiłku, świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności, świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych osobom spełniającym warunki otrzymania pomocy wskazane w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej oraz spełniającym kryterium dochodowe w wysokości 150% kryterium, o którym mowa w art. 8 ww. ustawy.

Zasady udzielania pomocy społecznej

Świadczenia pomocy społecznej udzielane są na wniosek:

• osoby zainteresowanej,
• jej przedstawiciela ustawowego,
• innej osoby, za zgodą osoby zainteresowanej lub jej przedstawiciela ustawowego.

Pomoc społeczna może być także udzielana z urzędu.

Osoba lub rodzina ubiegająca się o pomoc społeczną może zgłosić się do ośrodka pomocy społecznej w miejscu zamieszkania (ośrodki znajdują się w każdej gminie). Decyzje o przyznaniu lub odmowie przyznania pomocy wymagają uprzednio przeprowadzenia przez pracownika socjalnego rodzinnego wywiadu środowiskowego. Decyzje w sprawach świadczeń pomocy społecznej wydawane są w formie pisemnej. Od każdej decyzji służy prawo odwołania.

Niewyrażenie zgody na przeprowadzenie rodzinnego wywiadu środowiskowego przez osoby lub rodziny ubiegające się o świadczenia z pomocy społecznej lub na jego aktualizację przez osoby lub rodziny korzystające ze świadczeń z pomocy społecznej stanowi podstawę do odmowy przyznania świadczenia, uchylenia decyzji o przyznaniu świadczenia lub wstrzymania świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej.

Pracownik socjalny przeprowadzający rodzinny wywiad środowiskowy może domagać się od osoby i rodziny ubiegające się o pomoc zobowiązane są do udokumentowania swojej trudnej sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej  na podstawie następujących dokumentów:

1. dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość;
2. skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka lub książeczki zdrowia dziecka;
3. dokumentów określających status cudzoziemca w Rzeczypospolitej;
4. decyzji właściwego organu w sprawie renty, emerytury, świadczenia przedemerytalnego lub zasiłku przedemerytalnego, emerytury pomostowej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, uposażenia w stanie spoczynku, renty strukturalnej oraz renty socjalnej;
5. orzeczenia komisji do spraw inwalidztwa i zatrudnienia wydanego przed dniem 1 września 1997 r., orzeczenia lekarza orzecznika o niezdolności do pracy, niezdolności do samodzielnej egzystencji, orzeczenia komisji lekarskiej;
6. orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności;
7. zaświadczenia albo oświadczenia o wysokości wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia, zawierającego informacje o wysokości potrąconej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez ubezpieczonego oraz składki na ubezpieczenie chorobowe;
8. zaświadczenia albo oświadczenia o wysokości wynagrodzenia uzyskiwanego na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy o dzieło albo w okresie członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych (usług rolniczych), zawierającego informacje o potrąconej zaliczce na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez ubezpieczonego oraz składki na ubezpieczenie chorobowe;
9. zaświadczenia albo oświadczenia o okresie zatrudnienia, w tym o okresach, za które były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, oraz o okresach nieskładkowych;
10. dowodu otrzymania renty, emerytury, zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego, emerytury pomostowej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, uposażenia w stanie spoczynku, renty strukturalnej oraz renty socjalnej;
11. decyzji o przyznaniu uprawnień kombatanckich, zaświadczenia o uprawnieniach kombatanckich lub legitymacji członka Korpusu Weteranów Walk o Niepodległość Rzeczypospolitej Polskiej;
12. zaświadczenia urzędu gminy albo oświadczenie o powierzchni gospodarstwa rolnego w hektarach przeliczeniowych;
13. zaświadczenia albo oświadczenia o kontynuowaniu nauki w szkole podstawowej, szkole ponadpodstawowej lub szkole wyższej;
14. decyzji starosty o uznaniu lub odmowie uznania za osobę bezrobotną, utracie statusu osoby bezrobotnej, o przyznaniu, odmowie przyznania, wstrzymaniu, wznowieniu wypłaty oraz utracie lub pozbawieniu prawa do zasiłku dla bezrobotnych, świadczenia szkoleniowego, stypendium, dodatku aktywizacyjnego albo oświadczenia o pozostawaniu w ewidencji bezrobotnych lub poszukujących pracy;
15. decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o ustaleniu kapitału początkowego;
16. zaświadczenia albo oświadczenia o zobowiązaniu do opłacania składki na ubezpieczenie społeczne rolników;
17. dowodu opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne rolników;
18. dowodu opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą;
19. zaświadczenia albo oświadczenia o zadeklarowanej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą;
20. zaświadczenia, o których mowa w art. 8 ust. 7 i 8 ustawy o pomocy społecznej;
21. zaświadczenia albo oświadczenia o uzyskaniu dochodu, o którym mowa w art. 8 ust. 11 i 12 ustawy o pomocy o pomocy społecznej;
22. decyzji organów przyznających świadczenia pieniężne;
23. oświadczenia o stanie majątkowym;
24.  prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu władzy rodzicielskiej albo o skazaniu za umyślne przestępstwo popełnione z użyciem przemocy.
25. inne istotne dla sprawy, wskazane przez pracownika socjalnego.

Odmowa złożenia oświadczenia o sytuacji dochodowej i stanie majątkowym jest podstawą wydania decyzji o odmowie przyznania świadczenia.

Wywiad środowiskowy pracownik socjalny przeprowadza w terminie 14 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, a w sytuacjach nagłych w ciągu 2 dni.

Wszelkie informacje przekazywane pracownikowi socjalnemu objęte są ochrona zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych i wykorzystywane wyłącznie do celów przyznania świadczeń. Osoby i rodziny korzystające z pomocy społecznej są obowiązane do współdziałania w rozwiązywaniu ich trudnej sytuacji życiowej.

Brak współdziałania osoby lub rodziny z pracownikiem socjalnym lub asystentem rodziny, o którym mowa w przepisach o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w rozwiązywaniu trudnej sytuacji życiowej, odmowa zawarcia kontraktu socjalnego, niedotrzymywanie jego postanowień, nieuzasadniona odmowa podjęcia zatrudnienia, innej pracy zarobkowej przez osobę bezrobotną lub nieuzasadniona odmowa podjęcia lub przerwanie szkolenia, stażu, przygotowania zawodowego w miejscu pracy, wykonywania prac interwencyjnych, robót publicznych, prac społecznie użytecznych, a także odmowa lub przerwanie udziału w działaniach w zakresie integracji społecznej realizowanych w ramach Programu Aktywizacja i Integracja, o których mowa w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, lub nieuzasadniona odmowa podjęcia leczenia odwykowego w zakładzie lecznictwa odwykowego przez osobę uzależnioną mogą stanowić podstawę do ograniczenia wysokości lub rozmiaru świadczenia, odmowy przyznania świadczenia, uchylenia decyzji o przyznaniu świadczenia lub wstrzymania świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej.

W przypadku stwierdzenia przez pracownika socjalnego marnotrawienia przyznanych świadczeń, ich celowego niszczenia lub korzystania w sposób niezgodny z przeznaczeniem bądź marnotrawienia własnych zasobów finansowych może nastąpić ograniczenie świadczeń, odmowa ich przyznania albo przyznanie pomocy w formie świadczenia niepieniężnego.